Como definir o escopo do projeto?

Um escopo mal estruturado levará inevitavelmente a falhas de cronograma e de orçamento.


Definir o escopo do projeto é uma etapa de vital importância. É a partir daí que delimitamos o que será feito, quais produtos ou serviços serão entregues, quem participará do time do projeto, quanto tempo levará, quanto esforço será necessário e quanto custará o projeto. Um escopo mal estruturado levará inevitavelmente a falhas de cronograma e de orçamento uma vez que os problemas decorrentes da má especificação se farão presentes e a equipe terá que achar caminhos alternativos para a execução do projeto.


Sendo assim, antes de escrever uma descrição do escopo, é de extrema importância refletir sobre as fronteiras. Ou seja, o que está dentro e o que está fora do projeto.


Ciclo de vida

O primeiro ponto a ser considerado são as limitações dos estágios do ciclo de vida. Todo produto, serviço ou processo passa por um ciclo de vida, do início até o fim. No início é somente uma ideia. Então é dada alguma definição sobre como, no final, esta ideia ficará parecida. A seguir vem o estágio de desenho ou redesenho onde o produto, serviço ou processo é desenhado. Após completar este estágio, o desenho será construído, testado e instalado. O próximo estágio é a produção.

Quando o produto, processo ou serviço está obsoleto ou abaixo de sua performance normal, este será encerrado e substituído, completando seu ciclo. Um projeto pode abranger todos estes estágios (definir, desenhar, instalar, manter e então encerrar) ou pode abranger somente um ou mais estágios. É importante para o seu projeto conhecer quais estágios do ciclo de vida de seu produto, serviço ou processo estarão incluídos.

Por exemplo, caso esteja envolvido com um projeto para desenhar um novo serviço, é esperado que você faça uma pesquisa de mercado ou isto já foi feito anteriormente? É esperado que você simplesmente desenhe o serviço ou você deve treinar os empregados também? Saber onde começar e acabar coloca uma limitação em volta do escopo do seu projeto que ajuda você a fazer o esperado.




Identificação de Processos

Em seguida é de extrema importância identificar quais processos estarão incluídos como parte do seu escopo e quais estarão de fora. Os processos incluídos são aqueles que produzirão os produtos ou serviços a serem entregues pelo projeto. Estes processos devem ser identificados e os mesmos devem ter representantes no time.

Existem também processos que impactarão o projeto, mas que não estão inclusos no escopo. São os processos de suprimento. Identifique os processos chave de suprimentos que afetarão o seu projeto. Onde for apropriado, solicite a participação de um representante no time ou a designação de um representante para fazer a coordenação.

Existem, ainda, os processos que serão afetados pelo projeto. Estes são chamados de processos do cliente. Identifique estes processos também. Eles não são parte do seu projeto, mas impactam a entrega dos produtos/serviços. Eles podem precisar de um representante no time também.


Superposições do escopo

Em seguida é necessário considerar as superposições no escopo. Descubra como outros projetos, planejados ou em execução, podem impactar o seu projeto. Designe alguém como representante do seu projeto nestes outros projetos para que você possa coordenar seus esforços.


Resultado esperado pelo projeto

Uma vez que estabelecido os pontos acima, é necessário escrever a descrição do escopo do projeto. Deve ser algo que comunica o que o projeto produzirá. Descreva em detalhes quais as características e funções do produto/serviço final a ser entregue. Descreva os critérios de aceitação por parte do cliente deste produto/serviço final. E, descreva as fronteiras deste escopo. Por fim, consiga o “de acordo” de todos os interessados, em especial do cliente e do patrocinador do projeto.


*Artigo de Pedro Souza para o portal InformationWeek Brasil.

*Crédito da imagem: Wix.

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