Marketing, Jurídico e outros departamentos consomem TI.

O avanço em maturidade conquistado pelas áreas de Tecnologia da Informação é notório, com aumento de seu papel estratégico apoiado em processos mais estruturados, planejamentos bem montados e refinamento orçamentário. Mas persiste a representatividade do gasto com TI realizado fora (ou à revelia) da área de TI, a mando e uso das mais diversas áreas de negócios.


Na prévia do estudo Antes da TI, a Estratégia, entre os CIOs consultados que identificaram gastos com tecnologia fora do orçamento de TI e administrados diretamente pelas áreas de negócios, 34% apontaram a necessidade de desenvolvimento e manutenção de planilhas.

A automação – industrial ou comercial – é a tecnologia que mais absorve estas verbas, tendo sido apontada por 32,1% dos executivos.


A seleção e instalação de softwares específicos vem a seguir, com menção de 21,8% dos participantes. O BYOD também aparece: 12,8% dos participantes assinalaram gastos com dispositivos de mobilidade (smartphones, tablets e rádios).


O mesmo percentual relacionou o uso de ferramentas de produtividade em equipamentos individuais e outro tanto, a existência de pessoal de TI (funcionários ou terceiros) alocados diretamente nas áreas de negócios, sob a supervisão da área.

Os motivos para esse cenário variam, mas em boa parte dos casos há por trás uma cultura corporativa de pouca confiança em áreas de TI que, no passado, atuavam mais na solução de problemas emergenciais do que no estabelecimento de uma estratégia sustentada por gestão.


Veja o exemplo da gaúcha Corsan, a Companhia Riograndense de Saneamento. Empresa pública responsável pelo abastecimento de água tratada no estado, cobre um público superior a 7 milhões de pessoas, tem mais de 5,2 mil funcionários e atua em 325 municípios. Começou a operar em 1966, mas só conta com uma área de TI estruturada como superintendência desde 2008 e populada a partir de 2010. Por ter a seu lado uma organização como a Procergs, a Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul, com atendimento direto às áreas de negócios, sua estrutura interna de tecnologia tinha atuação minimizada. “Servia mais para consertar micro”, resume o superintendente Morél José Mór Filho.


O enfrentamento da situação histórica começou pela área Financeira, que começou a remeter para a TI notas identificadas como gastos com tecnologia. A inadequação do timing era patente, pois cabia à TI apenas atestar notas de serviços já realizados. Melhor ajuste nasceu a partir do orçamento, com a divisão de verbas especificadas para a área.


O item “Serviços técnicos profissionais”, por exemplo, poderia englobar qualquer atividade – inclusive consultorias de TI. Agora está sendo criado o quesito “Serviços técnicos profissionais de TI”. “Embora em cada área tenha essa conta, eu é que digo qual é o valor”, explica o executivo. “Quem monta o orçamento é a área de TI.” O mesmo vale para materiais, a partir da subdivisão que criou a conta “Materiais de Informática”.


Segundo Mór Filho, esses são apenas os primeiros movimentos para enfrentar o desafio da total perda de controle de um parque que cobre mais de 3,5 mil equipamentos entre PCs e notebooks. “A coisa caía aqui quando estourava o problema”, descreve. Situações como aquisição de produtos ou serviços que paravam de funcionar ou cujos fornecedores sumiam não eram raridade. Em um dos casos mais graves, um funcionário aposentado havia criado uma subrede e um sistema de gestão de documentos (GED) para a área contábil – só que, quando parou de funcionar, queria cobrar pela manutenção. “A solução foi derrubar tudo e fazer de novo”, conta o superintendente.


Os avanços, porém, já se fazem notar e, apesar de ter sido obrigado a contar com alguma truculência, deixando de aprovar notas de compra não planejadas, aos poucos a TI começa a trocar a imagem de criadora de dificuldades pela de facilitadora. No ano passado, para estruturar pela segunda vez o planejamento anual de TI da casa, a área começou a ser procurada por interessados em projetos tecnológicos. “Ainda temos problemas. Recentemente, um superintendente nos procurou para questionar quanto tínhamos orçado para melhorias. Observei que essa responsabilidade era dele – mas fui atrás do dinheiro”, conta Mór Filho, que certamente será procurado por este colega para montar os planos para 2014.


Outra questão enfrentada na Corsan é a das planilhas e bancos em Access. Embora a empresa tenha investido em solução de business intelligence da Cognos, são recorrentes as solicitações de arquivos para a alimentação de planilhas, digamos, personalizadas, sob justificativas como ‘se o diretor pedir, tenho de ter a informação na mão’ – mesmo quando o responsável é confrontado com o óbvio: por mais que monte colunas e linhas, pode não ter tudo o que um dirigente solicita (e foi por isso que nasceram as soluções de BI). O mesmo ocorre na Fibria, que conta com estrutura de BI BW da SAP, ligado diretamente com o ERP da marca. “Já vi criarem base em Access e SQL para prover algum diretor”, registra o CIO Wilson Lopes.


A empresa, líder mundial na produção de celulose de eucalipto, possui capacidade produtiva de 5,25 milhões de toneladas anuais de celulose e tem fábricas em Três Lagoas (MS), Aracruz (ES), Jacareí (SP) e Eunápolis (BA). Conta com políticas e procedimentos para aquisição de equipamentos e software definidos e publicados para reger as regras de compras, que inclui limitações como teto de valor e veta softwares e equipamentos.


A área de TI também promove encontros periódicos de nível gerencial com os demais setores da empresa, para, entre outros temas, compartilhar políticas e diretrizes corporativas. Este ano, serão 82 reuniões. Mesmo assim, de vez em quando aparece alguma surpresa. “Quando identificamos eventualmente alguma aplicação da qual não temos conhecimento, chamamos o responsável e procuramos entender como foi comprada”, diz o executivo. “Não dá para dizer que não ocorra, por desconhecimento ou descumprimento das regras.” Os encontros estão servindo para aparar arestas e otimizar esforços – até mesmo planilhas podem ter lá sua utilidade para mais alguém, caso sejam conhecidas.


Também servem para embasar o planejamento anual e o orçamento, as grandes chaves da gestão fluida da TI que, na Eaton, servem para evitar investimentos em tecnologia fora dos olhos da área. “Em processo de planejamento estratégico temos envolvimento grande com áreas de negócios e vice- -versa. Os projetos passam por TI”, afirma Carlos Lanfredi, gerente de TI América do Sul da gigante mundial de gerenciamento de energia que no ano passado registrou vendas superiores a US$ 21 bilhões.


Embora a pesquisa tenha colaborado para minar um dos mitos que tem sido divulgado recentemente – que uma fatia do dinheiro de TI tem migrado direto para o marketing –, a necessidade de promover campanhas tem promovido fortes parcerias neste sentido.

No Aché, por exemplo, a parceria com o cliente interno para desenvolvimento de projetos é uma prática estabelecida e o investimento segue o orçamento estabelecido por cada área. Empresa de capital 100% nacional nascida há mais de quatro décadas, com quase 4 mil colaboradores e três complexos industriais, o laboratório farmacêutico atingiu no ano passado receita líquida em torno de R$ 1,6 bilhão com um portfólio composto por mais de 280 medicamentos e 695 apresentações. Segundo o gerente de projetos e processos de TI, Leandro Roldão de Oliveira, já surgiram na área necessidades como avaliar aplicativos oferecidos por agências externas – um deles, para celulares, emitia um alarme para lembrar o paciente de tomar o medicamento indicado. Apesar de não ter uso interno, a TI foi chamada para validação.


Uma das formas que o executivo encontrou para manter a avaliação de ferramentas, solução ou serviços sob sua batuta foi firmar parceria com a área de Suprimentos, por meio da qual a TI é acionada quando surgem ações que envolvam a área de tecnologia da informação, informática ou sistemas.


“Damos apoio e, dependendo da situação, tomamos a frente da iniciativa”, diz ele. A postura já rendeu resultados interessantes.

Em uma ocasião, a TI foi procurada por uma área de negócios interessada na avaliação de processos que permitissem ampliar a impressão de materiais promocionais e informativos distribuídos pelo batalhão de 2 mil profissionais na rua. Papo vai, papo vem, hoje representantes e vendedores trocaram a mala carregada de papel por um tablet, onde produtos são demonstrados interativamente para médicos, pontos de venda e grandes distribuidores.

“O alinhamento com a TI acabou gerando uma inovação, com ganhos financeiros, operacionais, de controle e automação, sem mais preocupações com a impressão”, diz Roldão.


*Artigo de Martha Funke para o portal InformationWeek Brasil.

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